Compliance & White Collar Crime

Practical Compliance Tips for Growing Companies

New and complex, compliance presents many challenges for organisations. Establishing a compliance management system (CMS) provides standards, reduces your regulatory burden and helps you take your business where you want it to go.

The five elements

The five key elements of a CMS based on best practices are: leadership, risk assessment, standards and controls, training and communication, and oversight.

In developing and implementing a CMS, the definition of the scope of obligations to be assumed is imperative. Such obligations are often independent of industry sectors, such as anti-corruption, data protection law and antitrust law. The ability to enforce a CMS for employees and business partners, and for authorities, must be considered from a legal point of view. The company must identify and mitigate any risks to be considered a “business enabling strategy”. Specific aspects concerning sectors, countries, products and customers must be considered.

Simple but smart structures

It is the practical implementation of compliance measures that separates the wheat from the chaff. If you want to implement an efficient CMS, you must ensure simple but smart structures. Documents must be written in non-legal language so that they are understood by everybody. Win managerial staff as role models and emphasise relevance. Whistleblowing opportunities for employees and business partners increasingly prove to be successful. A future ISO or ONR certificate pays off for many companies in order to remain competitive.

Many ambitious systems turn out to be inefficient in practice and are often ignored. Many high-priced compliance measures result in rigid structures much too complex and are unpopular. Simple but smart structures are the optimal choice if an efficient CMS is to be implemented.

Selected employees and top management should receive face-to-face compliance training under all circumstances as documents are often not understood or read at all. The narrow line between “grooming” and corruption is unknown to many people. It is easier to remember practical examples than complicated clauses.

Enrichment, bribery and baksheesh deals are definitely not the answer to fierce business competition. The likelihood of getting caught and being held personally liable is becoming greater and greater. It can be even embarrassing to give somebody a present because of the inherent risk.

Exposure to legal risk is increasing. Growing companies should therefore make sure to establish an efficient CMS by implementing simple but smart structures for compliance measures that reflect the key elements.

Praktische Compliance Tipps für wachsende Unternehmen

Als neue und komplexe Materie stellt Compliance für Unternehmen eine Herausforderung dar. Ein Compliance Managementsystem zu etablieren (CMS) bietet Standards, reduziert den Regelungsaufwand und hilft das Unternehmen dahin zu führen, wo man es gerne hätte.

Die fünf Elemente

Die fünf Schlüsselelemente eines CMS, gestützt auf best practices, sind: Führung, Risikobewertung, Standards und Kontrollen, Training und Kommunikation sowie Aufsicht.

Bei der Planung und Einführung eines CMS ist die Definition des Umfangs der zu übernehmenden Verpflichtungen unerlässlich. Solche Verpflichtungen bestehen oft unabhängig vom Industriezweig, wie zB Anti-Korruptionsrecht, Datenschutzrecht oder Kartellrecht. Die Durchsetzbarkeit des Compliance Systems bei Mitarbeitern und Business-Partnern sowie vor den Behörden sind aus rechtlicher Sicht zu beachten. Damit Compliance als “Business Enabling Strategy” gesehen wird, muss das Unternehmen Risiken frühzeitig erkennen und entschärften. Branchen-, Länder-, Produkt und Kundenspezifika sind zu berücksichtigen.

Einfache aber kluge Strukturen

Es ist die praktische Umsetzung der Compliance Maßnahmen, welche die Spreu vom Weizen trennt. Wenn man ein effizientes CMS einführen möchte, muss man für einfache aber kluge Strukturen sorgen. Dokumente dürfen nicht in juristischer Sprache verfasst werden, sondern so, dass sie von jedermann verstanden werden. Führungskräfte als Vorbilder gewinnen und Relevanz hervorheben. Whistleblowing-Möglichkeiten von Mitarbeitern und Business Partnern bewähren sich immer mehr und für viele Unternehmen zahlt sich auch eine künftige ISO-Zertifizierung aus, um konkurrenzfähig zu bleiben.

Viele ehrgeizige Systeme erweisen sich als ineffizient in der Praxis und werden oftmals ignoriert. Viele teure Compliance Maßnahmen führen zu starren Strukturen, die viel zu komplex und unbeliebt sind. Einfache aber kluge Strukturen sind die optimale Wahl wenn ein effizientes CMS implementiert werden soll.

Ausgewählte Mitarbeiter und das Topmanagement sollten jedenfalls persönliches Training bekommen, da Dokumente oft nicht verstanden oder erst gar nicht gelesen werden. Die schmale Linie zwischen „Grooming“ und Korruption ist vielen Personen unbekannt. Es ist einfacher sich an praktische Beispiele zu erinnern als an komplizierte Bestimmungen.

Bereicherung, Bestechung und Bakschisch kann jedenfalls nicht die Antwort auf einen harten Wettbewerbskampf sein. Die Gefahr aufzufliegen und persönlich haftbar gemacht zu werden wird immer größer. Aufgrund des inhärenten Risikos kann es kann sogar peinlich sein, jemandem ein Geschenk zu geben.

Das rechtliche Risiko nimmt zu. Wachsende Unternehmen sollten deshalb die Einführung eines CMS sicherstellen, indem einfache aber kluge Strukturen als Compliance-Maßnahmen eingeführt werden, welche die Schlüsselelemente darstellen.