Labour & Employment

Poland: Redundancy Selection Criteria – Dismissal of Employees Based on Grounds Connected to the Employer

If the employer intends to terminate an employment agreement for reasons not attributable to the employee, it must apply the selection criteria for dismissal and indicate them in its declaration of will regarding termination of employment.

Reasons not attributable to employees

All com­pa­nies occa­sion­al­ly con­sid­er organ­i­sa­tion­al changes that involve restruc­tur­ing employ­ment and elim­i­nat­ing posi­tions, and thus dis­miss­ing employ­ees.

The basis for such actions are the pro­vi­sions of the Act of 13 March 2003 on spe­cial prin­ci­ples for ter­mi­nat­ing employ­ment with employ­ees for rea­sons not attrib­ut­able to employ­ees (the Act). The Act applies to employ­ers with at least 20 employ­ees and allows the ter­mi­na­tion of employ­ment agree­ments for rea­sons not attrib­ut­able to employ­ees. These rea­sons are main­ly eco­nom­ic, such as a decrease in orders result­ing in redun­dan­cy and reduced pro­duc­tion; organ­i­sa­tion­al caus­es, such as reduc­tion of work posi­tions in con­nec­tion with the reor­gan­i­sa­tion of tasks; tech­no­log­i­cal changes that result in less demand for work­force; or liq­ui­da­tion of the employ­er.

Selection criteria

If the dis­missal is not cov­er­ing a whole group of employ­ees but only part of them, then the employ­er must estab­lish and apply cer­tain cri­te­ria for the selec­tion of employ­ees for redun­dan­cy. The employ­er must apply selec­tion cri­te­ria in which the employ­ee to be dis­missed is com­pared with oth­er employ­ees in order to select him for dis­missal. Accord­ing to cur­rent case law, the cri­te­ria must be objec­tive and fair. The employ­er may deter­mine such cri­te­ria, which for the planned organ­i­sa­tion­al changes are nec­es­sary for the employ­er.

Assess­ment of the selec­tion of employ­ee for dis­missal must be made con­sid­er­ing the char­ac­ter­is­tics of the employ­ee direct­ly relat­ed to the employ­ment rela­tion­ship (includ­ing edu­ca­tion, qual­i­fi­ca­tions, peri­od of ser­vice, expe­ri­ence, atti­tude toward duties, pre­dis­po­si­tion to hold a par­tic­u­lar posi­tion, pro­fes­sion­al achieve­ments, etc.) and to the per­son­al and fam­i­ly sit­u­a­tion of the employ­ee. The employ­er should lim­it itself to the same work­ing group while com­par­ing employ­ees, which means com­par­ing all employ­ees in a giv­en work­ing group employed in the whole work­place (eg, if the redun­dan­cy refers to part of the IT depart­ment, the employ­ee to be dis­missed should be com­pared with oth­er employ­ees per­form­ing work in the same posi­tion in the IT depart­ment, in order to select the least use­ful employ­ees giv­en the planned changes).

When deter­min­ing the selec­tion cri­te­ria, the employ­er should also con­sid­er the prin­ci­ple of non-dis­crim­i­na­tion of employ­ees. The per­son­al or fam­i­ly sit­u­a­tion of the employ­ee is tak­en into account only when the applied cri­te­ria yield com­pa­ra­ble results, and it is hard to select the employ­ee to be dis­missed. Then the choice of an employ­ee who has a worse per­son­al sit­u­a­tion may be con­sid­ered by the court as con­trary to the prin­ci­ples of com­mu­ni­ty life.

Liquidation of work position

In case of liq­ui­da­tion of all work posi­tions in a spe­cif­ic work­ing group, the employ­er need not deter­mine and apply such selec­tion cri­te­ria. In this case, there is no need to com­pare the employ­ee who is to be dis­missed with oth­er employ­ees because all posi­tions in the work­ing group are to be ter­mi­nat­ed. The same rule applies in case of liq­ui­da­tion of a sole work­ing posi­tion relat­ed to per­form­ing spe­cif­ic tasks.

The obligation to indicate the selection criteria in case of termination of the employment agreement

The case law strengths the view that, if redun­dan­cy leads to the selec­tion of an employ­ee or group of employ­ees from a larg­er num­ber of employ­ees in the same work­ing group, the employ­er in a writ­ten dec­la­ra­tion of will regard­ing ter­mi­na­tion of employ­ment must indi­cate not only the rea­son for such ter­mi­na­tion (eg, liq­ui­da­tion of work­ing posi­tion as a result of reor­gan­i­sa­tion of the entire depart­ment) but also the adopt­ed selec­tion cri­te­ria for the dis­missal. This means that such cri­te­ria should be indi­cat­ed in a ter­mi­na­tion let­ter to the employ­ee to be dis­missed, and they may not be dis­closed to the employ­ee lat­er (eg, in court pro­ceed­ings). This is because the rea­son for ter­mi­na­tion is not only a redun­dan­cy and liq­ui­da­tion of a work­ing posi­tion at which the employ­ee is employed as a con­se­quence but also the sit­u­a­tion of the employ­ee to be dis­missed, deter­mined by the selec­tion cri­te­ria. A lack of selec­tion cri­te­ria means that the employ­ee is deprived of the pos­si­bil­i­ty to assess the rel­e­vance of the employer’s choic­es and is thus forced to ini­ti­ate a court pro­ceed­ing to dis­cov­er the rea­sons for ter­mi­na­tion.

So if the employ­ee appeals a ter­mi­na­tion in which the selec­tion cri­te­ria for the dis­missal have not been iden­ti­fied, the labour court may rule that the ter­mi­na­tion was unjus­ti­fied, the con­se­quences of which are recog­ni­tion of the inef­fec­tive­ness of the employer’s action and rein­state­ment of the employ­ee, or com­pen­sa­tion. The fact that the selec­tion cri­te­ria have been in fact deter­mined and applied by the employ­er pri­or to the ter­mi­na­tion of the agree­ment does not mat­ter in the court pro­ceed­ing, because such rea­sons may not be referred to if not spec­i­fied in the ter­mi­na­tion.

If an employer terminates an employment agreement for reasons not attributable to the employee, it should determine the proper selection criteria for the dismissal, compare employees to be dismissed within the same working group, and indicate the criteria in a written declaration of will regarding termination, submitted to the employee.

Kryteria doboru do zwolnienia: wypowiedzenie umowy o pracę z przyczyn leżących po stronie pracodawcy

Jeśli pracodawca ma zamiar rozwiązać umowę o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika jest zobowiązany zastosować kryteria doboru do zwolnienia i wskazać je w oświadczeniu woli pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę.

Przyczyny niedotyczące pracowników

Każ­da spół­ka rozważa cza­sa­mi przeprowadze­nie zmi­an orga­ni­za­cyjnych, których skutkiem jest restruk­tu­ryza­c­ja zatrud­nienia i konieczność lik­widacji określonych stanowisk pra­cy, a tym samym zwol­nie­nie kilku lub kilkudziesię­ciu pra­cown­ików.

Pod­stawą takiego dzi­ała­nia pra­co­daw­cy są przepisy ustawy z dnia 13.03.2003 r. o szczegól­nych zasadach rozwiązy­wa­nia z pra­cown­ika­mi sto­sunków pra­cy z przy­czyn niedo­ty­czą­cych pra­cown­ików. Ustawa ta ma zas­tosowanie wobec pra­co­daw­ców zatrud­ni­a­ją­cych co najm­niej 20 pra­cown­ików i umożli­wia rozwiązanie umów o pracę z pra­cown­ika­mi z przy­czyn niedo­ty­czą­cych pra­cown­ików. Do takich przy­czyn należą głównie przy­czyny eko­nom­iczne, takie jak spadek zamówień powodu­ją­cy konieczność zmniejszenia pro­dukcji i redukcji etatów, przy­czyny orga­ni­za­cyjne, takie jak zmniejsze­nie licz­by stanowisk pra­cy w związku z reor­ga­ni­za­cją zadań, zmi­any tech­no­log­iczne, których kon­sek­wencją jest mniejsze zapotrze­bowanie na siłę roboczą czy lik­widac­ja pra­co­daw­cy.

Kryteria doboru

Jeśli zwol­nie­niem nie jest obję­ta cała gru­pa pra­cown­ików, a tylko ich część, wów­czas pra­co­daw­ca jest zobow­iązany ustal­ić i stosować określone kry­te­ria doboru pra­cown­ików do zwol­nienia. Pra­co­daw­ca ma obow­iązek stosować kry­te­ria doboru w takich przy­pad­kach, w których ist­nieje konieczność porówny­wa­nia zwal­ni­anego pra­cown­i­ka z inny­mi pra­cown­ika­mi w celu wyty­powa­nia go do zwol­nienia. Zgod­nie z aktu­al­nym orzecznictwem sądowym stosowane kry­te­ria powin­ny być obiek­ty­wne i spraw­iedli­we. Pra­co­daw­ca ma pra­wo określe­nia takich kry­ter­iów, które z punk­tu widzenia planowanych zmi­an orga­ni­za­cyjnych są przy­datne dla pra­co­daw­cy.

Oce­na doboru pra­cown­i­ka do zwol­nienia powin­na być doko­nana z uwzględ­nie­niem cech pra­cown­i­ka związanych bezpośred­nio ze sto­sunkiem pra­cy (między inny­mi wyk­sz­tałce­nie pra­cown­i­ka, jego kwal­i­fikac­je, staż pra­cy, doświad­cze­nie zawodowe, sto­sunek do obow­iązków pra­cown­iczych, predys­pozy­c­je do zaj­mowa­nia określonego stanowiska, osiąg­nię­cia zawodowe), jak i doty­czą­cych sytu­acji oso­bis­tej i rodzin­nej pra­cown­i­ka. Pra­co­daw­ca porównu­jąc pra­cown­ików powinien ograniczyć się do tej samej grupy zawodowej, co oznacza, że należy porówny­wać wszys­t­kich pra­cown­ików danej grupy zawodowej zatrud­nionych w całym zakładzie pra­cy, np. jeśli redukcji podle­ga część dzi­ału infor­maty­cznego, należy porówny­wać zwal­ni­anego pra­cown­i­ka z inny­mi pra­cown­ika­mi wykonu­ją­cy­mi pracę na tym samym stanowisku w dziale infor­maty­cznym, w celu wyty­powa­nia do zwol­nienia pra­cown­ików najm­niej przy­dat­nych pra­co­daw­cy z uwa­gi na planowane zmi­any. Przy usta­la­niu kry­ter­iów doboru pra­co­daw­ca powinien mieć na uwadze również zasadę niedyskrymi­nacji pra­cown­ików. Sytu­ac­ja oso­bista lub rodzin­na pra­cown­i­ka jest uwzględ­ni­ana dopiero wtedy, gdy zas­tosowane kry­te­ria związane ze sto­sunkiem pra­cy dają porówny­wal­ny wynik i ist­nieje trud­ność w wyty­powa­niu pra­cown­i­ka podle­ga­jącego zwol­nie­niu. Wów­czas pra­cown­ik posi­ada­ją­cy trud­niejszą sytu­acje oso­bistą

Likwidacja stanowiska

W przy­pad­ku lik­widacji wszys­t­kich stanowisk w danej grupie zawodowej pra­co­daw­ca nie ma obow­iązku usta­la­nia i stosowa­nia kry­ter­iów doboru. W takim przy­pad­ku nie ma koniecznoś­ci porówny­wa­nia zwal­ni­anego pra­cown­i­ka z inny­mi pra­cown­ika­mi w celu wyty­powa­nia do zwol­nienia, albowiem wszys­tkie stanowiska w danej grupie zawodowej podle­ga­ją lik­widacji. Ta sama zasa­da obow­iązu­je w przy­pad­ku lik­widacji jedynego stanowiska, z którym związane jest wykony­wanie określonych zadań.

Obowiązek wskazania kryteriów doboru w wypowiedzeniu umowy o pracę

W orzecznictwie sądowym umac­nia się pogląd, że jeśli redukc­ja zatrud­nienia prowadzi do wyboru pra­cown­i­ka lub grupy pra­cown­ików z więk­szej licz­by zatrud­nionych w tej samej grupie zawodowej, to w oświad­cze­niu o wypowiedze­niu umowy o pracę pra­co­daw­ca musi wskazać nie tylko przy­czynę wypowiedzenia jak np. lik­widac­ja stanowiska w wyniku reor­ga­ni­za­cji całego depar­ta­men­tu, ale także przyjęte kry­te­ria doboru do zwol­nienia. Oznacza to wprost, że takie kry­te­ria należy wskazać zwal­ni­ane­mu pra­cown­ikowi w piśmie wypowiada­ją­cym umowę o pracę, a nie mogą być one ujaw­ni­ane pra­cown­ikowi w ter­minie późniejszym, np. pod­czas trwa­nia postępowa­nia sądowego. Wyni­ka to z fak­tu, że przy­czyną wypowiedzenia jest nie tylko redukc­ja zatrud­nienia i w kon­sek­wencji lik­widac­ja stanowiska, na którym zatrud­niony jest pra­cown­ik, ale także określona kry­te­ri­a­mi doboru sytu­ac­ja zwal­ni­anego pra­cown­i­ka. Brak wskaza­nia kry­ter­iów doboru oznacza, że pra­cown­ik jest pozbaw­iony możli­woś­ci oce­ny trafnoś­ci wyboru doko­nanego przez pra­co­daw­cę i zmus­zony do wszczę­cia postępowa­nia sądowego w celu poz­na­nia rzeczy­wis­tej i konkret­nej przy­czyny.

Jeśli więc pra­cown­ik złoży odwołanie od wypowiedzenia, w którym kry­te­ria doboru do zwol­nienia nie zostały wskazane, sąd pra­cy może orzec, iż wypowiedze­nie było nieuza­sad­nione, co rodzi kon­sek­wenc­je w postaci uzna­nia bezskutecznoś­ci czyn­noś­ci pra­co­daw­cy i przy­wróce­nia pra­cown­i­ka do pra­cy lub zasądzenia na jego rzecz odszkodowa­nia. Pod­czas postępowa­nia sądowego nie będzie miał znaczenia fakt, że w rzeczy­wis­toś­ci kry­te­ria doboru zostały przez pra­co­daw­cę przed doko­naniem wypowiedzenia umowy praw­idłowo ustalone i zas­tosowane, ponieważ w toku postępowa­nia sądowego nie moż­na się powoły­wać na przy­czyny niewskazane w wypowiedze­niu.

Jeśli pracodawca dokonuje wypowiedzenia umów o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników powinien ustalić prawidłowe kryteria doboru do zwolnienia, dokonać porównania pracowników podlegających redukcji w ramach tej samej grupy zawodowej oraz wskazać kryteria w pisemnym oświadczeniu składanym pracownikowi o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem.