Corporate / M&A

Poland: Why It Pays to Specify the Term of Office for Managers

Not appointing managers for another term of office by the ordinary shareholders’ meeting may lead to a situation where the company has no management board.

Joint stock v limited liability companies

Con­trary to joint stock com­pa­nies, where the Pol­ish Com­mer­cial Com­pa­nies Code (CCC) strict­ly lim­its man­age­ment board mem­bers’ term of office (five years), no time lim­its exist for lim­it­ed lia­bil­i­ty com­pa­nies.

Term of office of man­agers in lim­it­ed lia­bil­i­ty com­pa­nies

How­ev­er, the CCC has spe­cif­ic reg­u­la­tions on the term of office of man­age­ment board mem­bers of lim­it­ed lia­bil­i­ty com­pa­nies. When the arti­cles of asso­ci­a­tion do not pro­vide for a spe­cif­ic term of office of man­age­ment board mem­bers, the CCC applies. In such sit­u­a­tion, the term of office of man­agers expires on the day of hold­ing the ordi­nary share­hold­ers’ meet­ing for the first full finan­cial year in which the giv­en man­ag­er served on the man­age­ment board.

This reg­u­la­tion is often for­got­ten, which leads to sit­u­a­tions in which the com­pa­ny has no prop­er­ly appoint­ed rep­re­sen­ta­tion. It should be stressed that, the term of office of man­age­ment board mem­ber expires on the day of hold­ing the ordi­nary share­hold­ers’ meet­ing. From the next day after the meet­ing, the giv­en per­son is no longer a man­ag­er of the com­pa­ny. To ensure con­ti­nu­ity of prop­er rep­re­sen­ta­tion of the com­pa­ny, either this man­ag­er should be appoint­ed for anoth­er term of office (by res­o­lu­tion adopt­ed dur­ing the ordi­nary share­hold­ers’ meet­ing) or anoth­er per­son should be appoint­ed as man­ag­er.

It is also pos­si­ble to pro­vide in the arti­cles of asso­ci­a­tion for a term of office longer than one year (eg, five or ten years). In such case, the man­age­ment board member’s term of office expires on the day on which the meet­ing of share­hold­ers is con­vened to approve the finan­cial state­ments for the last full finan­cial year in which the mem­ber served on the man­age­ment board.

Anoth­er pos­si­bil­i­ty, how­ev­er dis­putable, is pro­vid­ing in the arti­cles of asso­ci­a­tion for appoint­ment of man­age­ment board mem­bers for an indef­i­nite time. Since part of Pol­ish doc­trine equates appoint­ing a man­ag­er for an indef­i­nite time with the sit­u­a­tion where the arti­cles of asso­ci­a­tion do not have any reg­u­la­tions on the dura­tion of the term of office of man­agers, it is bet­ter not only (i) to pro­vide in the arti­cles of asso­ci­a­tion for appoint­ment of mem­bers of man­age­ment board mem­bers for an indef­i­nite peri­od of time but also (ii) to explic­it­ly exclude pro­vi­sions on the expiry of term of office on the day of hold­ing the ordi­nary share­hold­ers’ meet­ing for the first full finan­cial year in which the mem­ber served on the man­age­ment board.

Con­se­quences

When the com­pa­ny is not prop­er­ly rep­re­sent­ed (ie, has no duly appoint­ed manager(s)), it can­not oper­ate nor­mal­ly. Any activ­i­ties per­formed on behalf of the com­pa­ny by a per­son who is not a man­ag­er of the com­pa­ny (and has no oth­er autho­ri­sa­tion to rep­re­sent it) are invalid. The lack of a duly appoint­ed manager(s) can also trig­ger the need to appoint a guardian (court-appoint­ed attor­ney) for the com­pa­ny.

Recommendations

In small­er com­pa­nies, where share­hold­ers are often also mem­bers of the man­age­ment board, it is rec­om­mend­ed to include in the arti­cles of asso­ci­a­tion pro­vi­sions on the appoint­ment of mem­bers of the man­age­ment board for an indef­i­nite time and exclude pro­vi­sions on the expi­ra­tion of the term of office on the day of hold­ing ordi­nary share­hold­ers’ meet­ing for the first full finan­cial year in which the mem­ber served on the man­age­ment board.

If for some rea­sons the above solu­tions are not accept­able, or if the com­po­si­tion of the man­age­ment board is unsta­ble, it may be bet­ter to pro­vide for a longer term of office of the man­age­ment board mem­bers (eg, ten years). Such a long term of office removes the oblig­a­tion (i) to mon­i­tor the term of office of a par­tic­u­lar man­age­ment board mem­bers and (ii) to annu­al­ly (in the ordi­nary share­hold­ers’ meet­ing) appoint man­age­ment board mem­bers for a new term of office. But note that, after the peri­od of time after which the term of office expires, the giv­en man­age­ment board mem­ber should be appoint­ed again for his posi­tion.

Irre­spec­tive of the cho­sen way of deter­min­ing the dura­tion of the manager’s term of office (or not deter­min­ing it at all), the share­hold­ers’ meet­ing of a lim­it­ed lia­bil­i­ty com­pa­ny can always dis­miss a man­ag­er from his posi­tion.

Activities performed on behalf of the company by a person who is not a manager of the company (and has no other authorisation to represent it) are invalid.

Polska: Dlaczego warto określać długość kadencji członków zarząd

Brak powołania członków zarządu na następną kadencję przez zwyczajne zgromadzenie wspólników może prowadzić do sytuacji, w której spółka nie ma zarządu.

Spółki akcyjne a spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

W prze­ci­wieńst­wie do spółek akcyjnych, w przy­pad­ku których pol­s­ki Kodeks spółek hand­lowych (KSH) określa maksy­mal­ną dłu­gość kadencji członków zarzą­du (pięć lat), dla spółek z ogranic­zoną odpowiedzial­noś­cią taki lim­it nie został ustanowiony.

Dłu­gość kadencji członków zarzą­du w spółkach z ogranic­zoną odpowiedzial­noś­cią

KSH zaw­iera jed­nak inne reg­u­lac­je doty­czące kadencji członków zarzą­du spółek z o.o. Jeżeli umowa spół­ki nie określa dłu­goś­ci kadencji członków zarzą­du, zas­tosowanie mają przepisy KSH. W takich przy­pad­kach kadenc­ja człon­ka zarzą­du wygasa z dniem odby­cia zgro­madzenia wspól­ników zatwierdza­jącego spra­woz­danie finan­sowe za pier­wszy pełny rok obro­towy pełnienia funkcji przez danego człon­ka zarzą­du.

W prak­tyce częs­to zapom­i­na się o tym przepisie, w wyniku czego dochodzi do sytu­acji, w której spół­ka nie ma praw­idłowo powołanych osób uprawnionych do reprezen­towa­nia jej. Należy pod­kreślić, że kadenc­ja człon­ka zarzą­du wygasa w dniu odby­cia zwycza­jnego zgro­madzenia wspól­ników, a więc od następ­nego dnia taka oso­ba nie jest już członkiem zarzą­du spół­ki. W celu zapewnienia ciągłoś­ci należytej reprezen­tacji spół­ki należy powołać takiego człon­ka zarzą­du na kole­jną kadencję, bądź powołać inną osobę na stanowisko człon­ka zarzą­du.

Możli­we jest również zapisanie w umowie spół­ki kadencji dłuższej niż rok (np. pię­cio- albo dziesię­ci­o­let­niej). W takim przy­pad­ku kadenc­ja człon­ka zarzą­du wygasa w dniu odby­cia zgro­madzenia wspól­ników zatwierdza­jącego spra­woz­danie finan­sowe za ostat­ni pełny rok obro­towy jego kadencji.

Inną możli­woś­cią, cho­ci­aż sporną, jest zawar­cie w umowie spół­ki możli­woś­ci powoły­wa­nia członków zarzą­du na czas nieokreślony. Ponieważ część przed­staw­icieli dok­tryny zrównu­je powołanie człon­ka zarzą­du na czas nieokreślony z sytu­acją, w której umowa spół­ki nie zaw­iera stosownych reg­u­lacji doty­czą­cych dłu­goś­ci kadencji człon­ka zarzą­du, warto nie tylko (i) zawrzeć w umowie spół­ki zapis o powoła­niu członków zarzą­du na czas nieokreślony, ale także (ii) wyłączyć stosowanie przepisów doty­czą­cych wygaśnię­cia kadencji z dniem odby­cia zgro­madzenia wspól­ników zatwierdza­jącego spra­woz­danie finan­sowe za pier­wszy pełny rok obro­towy pełnienia funkcji człon­ka zarzą­du.

Skut­ki

Kiedy spół­ka nie jest należy­cie reprezen­towana (tj. nie ma należy­cie powołanych członka/ów zarzą­du), nie może nor­mal­nie funkcjonować. Wszelkie czyn­noś­ci wykony­wane w imie­niu spół­ki przez osobę, która nie jest członkiem zarzą­du (i nie ma innego umo­cow­a­nia do reprezen­tacji) są nieważne. Brak należytego powoła­nia członka/ów zarzą­du może pocią­gać za sobą konieczność ustanowienia kura­to­ra dla spół­ki.

Rekomendacje

W mniejszych spółkach, w których wspól­ni­cy są częs­to również członka­mi zarzą­du, zale­ca się zawar­cie w umowie spół­ki przepisów doty­czą­cych powoła­nia członków zarzą­du na czas nieokreślony i wyłącze­nie przepisów doty­czą­cych wygaśnię­cia kadencji z dniem odby­cia zgro­madzenia wspól­ników zatwierdza­jącego spra­woz­danie finan­sowe za pier­wszy pełny rok obro­towy pełnienia funkcji człon­ka zarzą­du.

Jeżeli z jakichkol­wiek powodów powyższe rozwiązanie nie może być zas­tosowane, albo jeżeli skład zarzą­du podle­ga częstym zmi­anom, dobrym sposobem może być wprowadze­nie dłuższej kadencji członków zarzą­du (na przykład 10-let­niej). Tak dłu­ga kadenc­ja zwal­nia z obow­iązku (i) corocznej kon­troli dłu­goś­ci kadencji poszczegól­nych członków zarzą­du oraz (ii) corocznego powoły­wa­nia członków zarzą­du na nową kadencję (na zwycza­jnym zgro­madze­niu wspól­ników). Należy jed­nak pod­kreślić, że po upły­wie kadencji dany członek zarzą­du powinien zostać ponown­ie powołany na swo­je stanowisko.

Nieza­leżnie od wybranego sposobu określe­nia kadencji człon­ka zarzą­du (lub braku jej określe­nia), zgro­madze­nie wspól­ników spół­ki z ogranic­zoną odpowiedzial­noś­cią zawsze może odwołać człon­ka zarzą­du.

Wszelkie czynności dokonane w imieniu spółki przez osobę, która nie jest członkiem zarządu (i nie ma innego umocowania do reprezentowania spółki) są nieważne.