Corporate / M&A

Poland: Why It Pays to Specify the Term of Office for Managers

Not appointing managers for another term of office by the ordinary shareholders’ meeting may lead to a situation where the company has no management board.

Joint stock v limited liability companies

Contrary to joint stock companies, where the Polish Commercial Companies Code (CCC) strictly limits management board members’ term of office (five years), no time limits exist for limited liability companies.

Term of office of managers in limited liability companies

However, the CCC has specific regulations on the term of office of management board members of limited liability companies. When the articles of association do not provide for a specific term of office of management board members, the CCC applies. In such situation, the term of office of managers expires on the day of holding the ordinary shareholders’ meeting for the first full financial year in which the given manager served on the management board.

This regulation is often forgotten, which leads to situations in which the company has no properly appointed representation. It should be stressed that, the term of office of management board member expires on the day of holding the ordinary shareholders’ meeting. From the next day after the meeting, the given person is no longer a manager of the company. To ensure continuity of proper representation of the company, either this manager should be appointed for another term of office (by resolution adopted during the ordinary shareholders’ meeting) or another person should be appointed as manager.

It is also possible to provide in the articles of association for a term of office longer than one year (eg, five or ten years). In such case, the management board member’s term of office expires on the day on which the meeting of shareholders is convened to approve the financial statements for the last full financial year in which the member served on the management board.

Another possibility, however disputable, is providing in the articles of association for appointment of management board members for an indefinite time. Since part of Polish doctrine equates appointing a manager for an indefinite time with the situation where the articles of association do not have any regulations on the duration of the term of office of managers, it is better not only (i) to provide in the articles of association for appointment of members of management board members for an indefinite period of time but also (ii) to explicitly exclude provisions on the expiry of term of office on the day of holding the ordinary shareholders’ meeting for the first full financial year in which the member served on the management board.

Consequences

When the company is not properly represented (ie, has no duly appointed manager(s)), it cannot operate normally. Any activities performed on behalf of the company by a person who is not a manager of the company (and has no other authorisation to represent it) are invalid. The lack of a duly appointed manager(s) can also trigger the need to appoint a guardian (court-appointed attorney) for the company.

Recommendations

In smaller companies, where shareholders are often also members of the management board, it is recommended to include in the articles of association provisions on the appointment of members of the management board for an indefinite time and exclude provisions on the expiration of the term of office on the day of holding ordinary shareholders’ meeting for the first full financial year in which the member served on the management board.

If for some reasons the above solutions are not acceptable, or if the composition of the management board is unstable, it may be better to provide for a longer term of office of the management board members (eg, ten years). Such a long term of office removes the obligation (i) to monitor the term of office of a particular management board members and (ii) to annually (in the ordinary shareholders’ meeting) appoint management board members for a new term of office. But note that, after the period of time after which the term of office expires, the given management board member should be appointed again for his position.

Irrespective of the chosen way of determining the duration of the manager’s term of office (or not determining it at all), the shareholders’ meeting of a limited liability company can always dismiss a manager from his position.

Activities performed on behalf of the company by a person who is not a manager of the company (and has no other authorisation to represent it) are invalid.

Polska: Dlaczego warto określać długość kadencji członków zarząd

Brak powołania członków zarządu na następną kadencję przez zwyczajne zgromadzenie wspólników może prowadzić do sytuacji, w której spółka nie ma zarządu.

Spółki akcyjne a spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

W przeciwieństwie do spółek akcyjnych, w przypadku których polski Kodeks spółek handlowych (KSH) określa maksymalną długość kadencji członków zarządu (pięć lat), dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością taki limit nie został ustanowiony.

Długość kadencji członków zarządu w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością

KSH zawiera jednak inne regulacje dotyczące kadencji członków zarządu spółek z o.o. Jeżeli umowa spółki nie określa długości kadencji członków zarządu, zastosowanie mają przepisy KSH. W takich przypadkach kadencja członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji przez danego członka zarządu.

W praktyce często zapomina się o tym przepisie, w wyniku czego dochodzi do sytuacji, w której spółka nie ma prawidłowo powołanych osób uprawnionych do reprezentowania jej. Należy podkreślić, że kadencja członka zarządu wygasa w dniu odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników, a więc od następnego dnia taka osoba nie jest już członkiem zarządu spółki. W celu zapewnienia ciągłości należytej reprezentacji spółki należy powołać takiego członka zarządu na kolejną kadencję, bądź powołać inną osobę na stanowisko członka zarządu.

Możliwe jest również zapisanie w umowie spółki kadencji dłuższej niż rok (np. pięcio- albo dziesięcioletniej). W takim przypadku kadencja członka zarządu wygasa w dniu odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy jego kadencji.

Inną możliwością, chociaż sporną, jest zawarcie w umowie spółki możliwości powoływania członków zarządu na czas nieokreślony. Ponieważ część przedstawicieli doktryny zrównuje powołanie członka zarządu na czas nieokreślony z sytuacją, w której umowa spółki nie zawiera stosownych regulacji dotyczących długości kadencji członka zarządu, warto nie tylko (i) zawrzeć w umowie spółki zapis o powołaniu członków zarządu na czas nieokreślony, ale także (ii) wyłączyć stosowanie przepisów dotyczących wygaśnięcia kadencji z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

Skutki

Kiedy spółka nie jest należycie reprezentowana (tj. nie ma należycie powołanych członka/ów zarządu), nie może normalnie funkcjonować. Wszelkie czynności wykonywane w imieniu spółki przez osobę, która nie jest członkiem zarządu (i nie ma innego umocowania do reprezentacji) są nieważne. Brak należytego powołania członka/ów zarządu może pociągać za sobą konieczność ustanowienia kuratora dla spółki.

Rekomendacje

W mniejszych spółkach, w których wspólnicy są często również członkami zarządu, zaleca się zawarcie w umowie spółki przepisów dotyczących powołania członków zarządu na czas nieokreślony i wyłączenie przepisów dotyczących wygaśnięcia kadencji z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

Jeżeli z jakichkolwiek powodów powyższe rozwiązanie nie może być zastosowane, albo jeżeli skład zarządu podlega częstym zmianom, dobrym sposobem może być wprowadzenie dłuższej kadencji członków zarządu (na przykład 10-letniej). Tak długa kadencja zwalnia z obowiązku (i) corocznej kontroli długości kadencji poszczególnych członków zarządu oraz (ii) corocznego powoływania członków zarządu na nową kadencję (na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników). Należy jednak podkreślić, że po upływie kadencji dany członek zarządu powinien zostać ponownie powołany na swoje stanowisko.

Niezależnie od wybranego sposobu określenia kadencji członka zarządu (lub braku jej określenia), zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawsze może odwołać członka zarządu.

Wszelkie czynności dokonane w imieniu spółki przez osobę, która nie jest członkiem zarządu (i nie ma innego umocowania do reprezentowania spółki) są nieważne.