Regulatory

Poland: New Procurement Regulations

The end of using only the lowest price criterion, economic operators obliged to hire staff on the basis of a contract of employment and limits on the price dumping – these are some elements of the amendment of the Public Procurement Law adopted by the Polish Parliament (the Sejm) on 29 August 2014.

Restrictions on the price criterion

The amend­ment of the Pub­lic Pro­cure­ment Law took into account the voic­es of many groups, from trade unions to busi­ness organ­i­sa­tions to local gov­ern­ment rep­re­sen­ta­tives. It aims to reduce the num­ber of adverse events asso­ci­at­ed with the imple­men­ta­tion of pub­lic pro­cure­ment, indi­cat­ed by the trade unions and rep­re­sen­ta­tives of busi­ness for some time already.

The amend­ment lim­its the use of the price cri­te­ri­on in pub­lic pro­cure­ment. It requires the use of cri­te­ria oth­er than price in offers, as long as the con­tract­ing enti­ty does not prove that use of the price cri­te­ri­on only, instead of price and non-price cri­te­ria, is a more effec­tive solu­tion

Using the low­est price harmed the qual­i­ty of deliv­ered ser­vices and con­struc­tion work. That cri­te­ri­on was com­mon­ly used by the con­tract­ing enti­ties. First, it facil­i­tat­ed the assess­ment of the offers. Sec­ond, it allowed sound pub­lic funds. Third, it facil­i­tat­ed the process of gen­er­at­ing doc­u­men­ta­tion relat­ed to the ser­vice con­tracts.

Wide­spread use of the price cri­te­ri­on only has cre­at­ed cer­tain patholo­gies. To win ten­ders, com­pa­nies were forced to min­imise costs of both mate­r­i­al and human resources. Work­ers were employed on civ­il con­tracts (often referred to as “junk con­tracts”), sub­con­trac­tors were forced to engage in self-employed activ­i­ties. Some of the sub­con­trac­tors were not paid at all. Price dump­ing also devel­oped: often, ten­ders were won by com­pa­nies offer­ing prices below the real costs, which did not encour­age healthy com­pe­ti­tion.

The amend­ment is meant to curb these prac­tices. When eval­u­at­ing offers, using the low­est price will be lim­it­ed. The appli­ca­tion of this cri­te­ri­on will be pos­si­ble only for cer­tain types of pro­cure­ment. When using only the price cri­te­ri­on in the ten­der, offi­cials will have to explain why no oth­er cri­te­ria, such as qual­i­ty, were used.

Limitations on dumping: The contractor must justify the price

The amend­ment has very impor­tant pro­vi­sions on abnor­mal­ly low prices. An abnor­mal­ly low price will be one that is 30% low­er than the con­tract val­ue and the arith­metic mean of all sub­mit­ted offers. Anoth­er ele­ment of the fight with price dump­ing will be check­ing the cost of labour. The val­ue to deter­mine the offer price may not be low­er than the min­i­mum wage.

So far, the con­tract­ing enti­ty had to prove that the price was abnor­mal­ly low. Now the con­trac­tor will have to explain the price, which has gen­er­at­ed pos­i­tive feed­back from entre­pre­neurs.

Also, the eco­nom­ic oper­a­tors par­tic­i­pat­ing in the ten­der will have to prove that they are not quot­ing unre­al­is­tic prices for their ser­vices. This is aimed at reduc­ing price dump­ing. The con­tract­ing par­ty will have to request expla­na­tions from the con­trac­tor.

Labour law requirements

One way for com­pa­nies tak­ing part in the pub­lic ten­der to squeeze costs was to low­er labour costs by hir­ing peo­ple on junk con­tracts and at rates far below the min­i­mum wage. Accord­ing to the amend­ment, the con­tract­ing enti­ty may require that the employ­ees in the com­pa­ny imple­ment­ing the pub­lic pro­cure­ment have an employ­ment con­tract that guar­an­tees at least the min­i­mum wage.

Simplified tender procedure for non-priority services

The amend­ment includes a pro­vi­sion set­ting out the prin­ci­ples for award­ing non-pri­or­i­ty ser­vice con­tracts with a val­ue below so-called EU thresh­olds. The basic prin­ci­ples of such pro­ce­dure are set out, as is the pro­ce­dure for pub­li­ca­tion of notice of such pro­cure­ment and con­tract award infor­ma­tion.

Other changes

The amend­ment intro­duces the option­al exclu­sion of eco­nom­ic oper­a­tors for cul­pa­ble and seri­ous breach­es of pro­fes­sion­al duties. Also new rules for retain­ing deposits are set out. The amend­ment lim­its the pos­si­bil­i­ty of an award­ing par­ty to keep a bid deposit only to sit­u­a­tions when ten­der col­lu­sion may be sus­pect­ed.

The Amend­ment entered into force on 19 Octo­ber 2014.

The amendment of the Public Procurement Law took into account the voices of many groups, from trade unions to business organisations to local government representatives. It aims to reduce the number of adverse events associated with the implementation of public procurements.

Polska: Nowe regulacje dotyczące Prawa zamówień publicznych

Koniec ze stosowaniem tylko kryterium najniższej ceny, obowiązek podmiotów gospodarczych do zatrudniania pracowników na podstawie umowy o pracę oraz ograniczenia w cenach dumpingowych – to niektóre zmiany w Prawie zamówień publicznych, które zostały uchwalone 29 sierpnia 2014 roku przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej.

Ograniczenia dotyczące kryterium ceny

Zmi­ana w Praw­ie zamówień pub­licznych real­izu­je pos­tu­laty wielu grup – od związków przed­siębiorstw, przez orga­ni­za­c­je biz­ne­sowe do przed­staw­icieli samorzą­du. Zmi­ana ma na celu ogranicze­nie licz­by zdarzeń niepożą­danych, związanych z imple­men­tacją prawa doty­czącego zamówień pub­licznych, wskazanych już jak­iś czas temu przez związ­ki przed­siębiorstw oraz przed­staw­icieli biz­ne­su.

Zmi­ana ogranicza stosowanie kry­teri­um ceny w praw­ie zamówień pub­licznych. Nakła­da ona obow­iązek stosowa­nia innych kry­ter­iów niż cena zawarta w ofer­cie, jeżeli orga­ni­za­tor prze­tar­gu nie udowod­ni, że zas­tosowanie jedynie kry­teri­um ceny, zami­ast łącznie kry­teri­um ceny i innych kry­ter­iów, będzie bardziej skutecznym rozwiązaniem.

Stosowanie kry­teri­um najniższej ceny szkodz­iło jakoś­ci wykony­wanych usług oraz robot­om budowlanym. To kry­teri­um było częs­to stosowane przez orga­ni­za­to­ra prze­tar­gu. Po pier­wsze, ułatwiało ocenę ofert. Po drugie, pozwalało na zaoszczędze­nie środ­ków pub­licznych. Po trze­cie, ułatwiało pro­ces tworzenia doku­men­tacji związanej z umowa­mi o świad­cze­nie usług.

Powszechne stosowanie wyłącznie kry­teri­um ceny prowadz­iło do pewnych patologii. Aby wygrać prze­targ, spół­ki były zmus­zone do zmin­i­mal­i­zowa­nia kosztów mate­ri­ałów, jak i tych związanych z zasoba­mi ludzki­mi. Pra­cown­i­cy byli zatrud­ni­ani na pod­staw­ie umów cywilno­prawnych (częs­to nazy­wanych umowa­mi „śmieciowy­mi”), pod­wykon­aw­cy byli zaś zmuszeni do dzi­ałal­noś­ci prowad­zonej na włas­ny rachunek. Niek­tórzy pod­wykon­aw­cy nie byli w ogóle opła­cani. Ceny dumpin­gowe także spowodowały, że częs­to prze­tar­gi wygry­wały spół­ki z ofer­tą poniżej real­nych kosztów, co nie sprzy­jało ucz­ci­wej konkurencji.

Niniejsza zmi­ana ma na celu ukró­cić te prak­ty­ki. Stosowanie kry­teri­um najniższej ceny będzie ogranic­zone przy oce­nie ofert. Stosowanie tego kry­teri­um będzie możli­we tylko dla pewnych typów zamówień pub­licznych. W przy­pad­ku zas­tosowa­nia wyłącznie kry­teri­um ceny w prze­tar­gu, urzęd­ni­cy będą musieli wyjaśnić, dlaczego inne kry­te­ria, takie jak na przykład jakość, nie zostały uwzględ­nione.

Ograniczenia w cenach dumpingowych: uczestnik musi uzasadnić cenę

Zmi­ana zaw­iera bard­zo ważne przepisy doty­czące rażą­co nis­kich cen. Rażą­co niska cena to taka, która jest o 30% niższa od wartoś­ci umowy i śred­niej aryt­mety­cznej złożonych ofert. Innym ele­mentem zwal­cza­nia cen dumpin­gowych będzie sprawdzanie kosztów pra­cy. Wartość określa­ją­ca ofer­owaną cenę nie może być niższa niż wyna­grodze­nie min­i­malne

Doty­chczas, orga­ni­za­tor prze­tar­gu musi­ał udowod­nić, że cena była rażą­co niska. Ter­az to uczest­nik będzie musi­ał uza­sad­nić cenę, co wywołało pozy­ty­wne reakc­je przed­siębior­ców.

Także pod­mio­ty gospo­dar­cze uczest­niczące w prze­tar­gu będą musi­ały udowod­nić, że nie ofer­u­ją niere­al­nych cen za swo­je usłu­gi. Jest to osią­galne poprzez ogranicze­nie cen dumpin­gowych. Orga­ni­za­tor będzie mógł żądać wyjaśnień od uczest­ni­ka.

Wymagania prawa pracy/h3>
Jednym z rozwiązań stosowanych przez spółki biorące udział w przetargu publicznym było cięcie kosztów poprzez zmniejszenie kosztów pracy, a co za tym idzie zatrudnianie pracowników na podstawie umów „śmieciowych” ze stawkami niższymi od minimalnego wynagrodzenia. Zgodnie ze zmianą, organizator może żądać od spółek wykonujących dane zamówienie publiczne, by ich pracownicy byli zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, która gwarantuje przynajmniej wynagrodzenie minimalne.

Uproszczona procedura przetargowa dla usług bez charakteru priorytetowego

Zmi­ana zaw­iera przepisy usta­la­jące zasady przyz­nawa­nia umów o świad­cze­nie usług bez charak­teru pri­o­ry­te­towego z wartoś­cią poniżej tzw. progów uni­jnych. Pod­sta­wowe zasady określa­jące takie pro­ce­dury są określone w momen­cie pub­likacji ogłoszenia o zamówie­niu i infor­ma­cji o przyz­na­niu umowy.

Inne zmiany

Zmi­any wprowadza­ją fakul­taty­wne wyłącze­nie pod­miotów gospo­dar­czych za zaw­in­ione i poważne naruszenia obow­iązków zawodowych. Zaw­ier­a­ją one również nowe zasady doty­czące zatrzy­ma­nia wadi­um. Zmi­ana ta ogranicza możli­wość przyz­na­nia pod­miotowi prawa zatrzy­ma­nia wadi­um tylko w przy­pad­kach pode­jrzenia zmowy prze­tar­gowej.

Powyższe zmi­any wejdą w życie 19 październi­ka 2014 roku.

Zmiana w Prawie zamówień publicznych realizuje postulaty wielu grup – od związków przedsiębiorstw, przez organizacje biznesowe do przedstawicieli samorządu. Zmiana ma na celu ograniczenie liczby zdarzeń niepożądanych, związanych z implementacją prawa dotyczącego zamówień publicznych.