Regulatory

Poland: New Procurement Regulations

The end of using only the lowest price criterion, economic operators obliged to hire staff on the basis of a contract of employment and limits on the price dumping – these are some elements of the amendment of the Public Procurement Law adopted by the Polish Parliament (the Sejm) on 29 August 2014.

Restrictions on the price criterion

The amendment of the Public Procurement Law took into account the voices of many groups, from trade unions to business organisations to local government representatives. It aims to reduce the number of adverse events associated with the implementation of public procurement, indicated by the trade unions and representatives of business for some time already.

The amendment limits the use of the price criterion in public procurement. It requires the use of criteria other than price in offers, as long as the contracting entity does not prove that use of the price criterion only, instead of price and non-price criteria, is a more effective solution

Using the lowest price harmed the quality of delivered services and construction work. That criterion was commonly used by the contracting entities. First, it facilitated the assessment of the offers. Second, it allowed sound public funds. Third, it facilitated the process of generating documentation related to the service contracts.

Widespread use of the price criterion only has created certain pathologies. To win tenders, companies were forced to minimise costs of both material and human resources. Workers were employed on civil contracts (often referred to as “junk contracts”), subcontractors were forced to engage in self-employed activities. Some of the subcontractors were not paid at all. Price dumping also developed: often, tenders were won by companies offering prices below the real costs, which did not encourage healthy competition.

The amendment is meant to curb these practices. When evaluating offers, using the lowest price will be limited. The application of this criterion will be possible only for certain types of procurement. When using only the price criterion in the tender, officials will have to explain why no other criteria, such as quality, were used.

Limitations on dumping: The contractor must justify the price

The amendment has very important provisions on abnormally low prices. An abnormally low price will be one that is 30% lower than the contract value and the arithmetic mean of all submitted offers. Another element of the fight with price dumping will be checking the cost of labour. The value to determine the offer price may not be lower than the minimum wage.

So far, the contracting entity had to prove that the price was abnormally low. Now the contractor will have to explain the price, which has generated positive feedback from entrepreneurs.

Also, the economic operators participating in the tender will have to prove that they are not quoting unrealistic prices for their services. This is aimed at reducing price dumping. The contracting party will have to request explanations from the contractor.

Labour law requirements

One way for companies taking part in the public tender to squeeze costs was to lower labour costs by hiring people on junk contracts and at rates far below the minimum wage. According to the amendment, the contracting entity may require that the employees in the company implementing the public procurement have an employment contract that guarantees at least the minimum wage.

Simplified tender procedure for non-priority services

The amendment includes a provision setting out the principles for awarding non-priority service contracts with a value below so-called EU thresholds. The basic principles of such procedure are set out, as is the procedure for publication of notice of such procurement and contract award information.

Other changes

The amendment introduces the optional exclusion of economic operators for culpable and serious breaches of professional duties. Also new rules for retaining deposits are set out. The amendment limits the possibility of an awarding party to keep a bid deposit only to situations when tender collusion may be suspected.

The Amendment entered into force on 19 October 2014.

The amendment of the Public Procurement Law took into account the voices of many groups, from trade unions to business organisations to local government representatives. It aims to reduce the number of adverse events associated with the implementation of public procurements.

Polska: Nowe regulacje dotyczące Prawa zamówień publicznych

Koniec ze stosowaniem tylko kryterium najniższej ceny, obowiązek podmiotów gospodarczych do zatrudniania pracowników na podstawie umowy o pracę oraz ograniczenia w cenach dumpingowych – to niektóre zmiany w Prawie zamówień publicznych, które zostały uchwalone 29 sierpnia 2014 roku przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej.

Ograniczenia dotyczące kryterium ceny

Zmiana w Prawie zamówień publicznych realizuje postulaty wielu grup – od związków przedsiębiorstw, przez organizacje biznesowe do przedstawicieli samorządu. Zmiana ma na celu ograniczenie liczby zdarzeń niepożądanych, związanych z implementacją prawa dotyczącego zamówień publicznych, wskazanych już jakiś czas temu przez związki przedsiębiorstw oraz przedstawicieli biznesu.

Zmiana ogranicza stosowanie kryterium ceny w prawie zamówień publicznych. Nakłada ona obowiązek stosowania innych kryteriów niż cena zawarta w ofercie, jeżeli organizator przetargu nie udowodni, że zastosowanie jedynie kryterium ceny, zamiast łącznie kryterium ceny i innych kryteriów, będzie bardziej skutecznym rozwiązaniem.

Stosowanie kryterium najniższej ceny szkodziło jakości wykonywanych usług oraz robotom budowlanym. To kryterium było często stosowane przez organizatora przetargu. Po pierwsze, ułatwiało ocenę ofert. Po drugie, pozwalało na zaoszczędzenie środków publicznych. Po trzecie, ułatwiało proces tworzenia dokumentacji związanej z umowami o świadczenie usług.

Powszechne stosowanie wyłącznie kryterium ceny prowadziło do pewnych patologii. Aby wygrać przetarg, spółki były zmuszone do zminimalizowania kosztów materiałów, jak i tych związanych z zasobami ludzkimi. Pracownicy byli zatrudniani na podstawie umów cywilnoprawnych (często nazywanych umowami „śmieciowymi”), podwykonawcy byli zaś zmuszeni do działalności prowadzonej na własny rachunek. Niektórzy podwykonawcy nie byli w ogóle opłacani. Ceny dumpingowe także spowodowały, że często przetargi wygrywały spółki z ofertą poniżej realnych kosztów, co nie sprzyjało uczciwej konkurencji.

Niniejsza zmiana ma na celu ukrócić te praktyki. Stosowanie kryterium najniższej ceny będzie ograniczone przy ocenie ofert. Stosowanie tego kryterium będzie możliwe tylko dla pewnych typów zamówień publicznych. W przypadku zastosowania wyłącznie kryterium ceny w przetargu, urzędnicy będą musieli wyjaśnić, dlaczego inne kryteria, takie jak na przykład jakość, nie zostały uwzględnione.

Ograniczenia w cenach dumpingowych: uczestnik musi uzasadnić cenę

Zmiana zawiera bardzo ważne przepisy dotyczące rażąco niskich cen. Rażąco niska cena to taka, która jest o 30% niższa od wartości umowy i średniej arytmetycznej złożonych ofert. Innym elementem zwalczania cen dumpingowych będzie sprawdzanie kosztów pracy. Wartość określająca oferowaną cenę nie może być niższa niż wynagrodzenie minimalne

Dotychczas, organizator przetargu musiał udowodnić, że cena była rażąco niska. Teraz to uczestnik będzie musiał uzasadnić cenę, co wywołało pozytywne reakcje przedsiębiorców.

Także podmioty gospodarcze uczestniczące w przetargu będą musiały udowodnić, że nie oferują nierealnych cen za swoje usługi. Jest to osiągalne poprzez ograniczenie cen dumpingowych. Organizator będzie mógł żądać wyjaśnień od uczestnika.

Wymagania prawa pracy/h3>
Jednym z rozwiązań stosowanych przez spółki biorące udział w przetargu publicznym było cięcie kosztów poprzez zmniejszenie kosztów pracy, a co za tym idzie zatrudnianie pracowników na podstawie umów „śmieciowych” ze stawkami niższymi od minimalnego wynagrodzenia. Zgodnie ze zmianą, organizator może żądać od spółek wykonujących dane zamówienie publiczne, by ich pracownicy byli zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, która gwarantuje przynajmniej wynagrodzenie minimalne.

Uproszczona procedura przetargowa dla usług bez charakteru priorytetowego

Zmiana zawiera przepisy ustalające zasady przyznawania umów o świadczenie usług bez charakteru priorytetowego z wartością poniżej tzw. progów unijnych. Podstawowe zasady określające takie procedury są określone w momencie publikacji ogłoszenia o zamówieniu i informacji o przyznaniu umowy.

Inne zmiany

Zmiany wprowadzają fakultatywne wyłączenie podmiotów gospodarczych za zawinione i poważne naruszenia obowiązków zawodowych. Zawierają one również nowe zasady dotyczące zatrzymania wadium. Zmiana ta ogranicza możliwość przyznania podmiotowi prawa zatrzymania wadium tylko w przypadkach podejrzenia zmowy przetargowej.

Powyższe zmiany wejdą w życie 19 października 2014 roku.

Zmiana w Prawie zamówień publicznych realizuje postulaty wielu grup – od związków przedsiębiorstw, przez organizacje biznesowe do przedstawicieli samorządu. Zmiana ma na celu ograniczenie liczby zdarzeń niepożądanych, związanych z implementacją prawa dotyczącego zamówień publicznych.