Corporate / M&A

Content of the Memorandum of Association after Re-Codification

The article summarises his experience with amendments of memorandums of association of limited liability companies as the most common form for conducting business in the Czech Republic – since the entry into force of new legal regulation of Czech private law on 1 January 2014.

The re-cod­i­fi­ca­tion has imposed a duty on busi­ness cor­po­ra­tions to adapt their mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion to the new legal reg­u­la­tion, a require­ment many still have not com­plied with – even if the sanc­tion for such non-com­pli­ance might be the court’s deci­sion on dis­so­lu­tion of the com­pa­ny via liq­ui­da­tion.

The re-cod­i­fi­ca­tion has intro­duced con­sid­er­able changes regard­ing lim­it­ed lia­bil­i­ty com­pa­nies in order to make them more attrac­tive for for­eign investors. Com­pa­nies may make use of some of the advan­tages imple­ment­ed by the new legal reg­u­la­tion only if the respec­tive reg­u­la­tion is express­ly reflect­ed in the mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion. There­fore, share­hold­ers of a Czech lim­it­ed lia­bil­i­ty com­pa­ny should pay atten­tion to the con­tents of its mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion.

Minimum content of the memorandum of association required by law

Pur­suant to the new legal reg­u­la­tion, the mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion must con­tain the fol­low­ing infor­ma­tion:

  1. seat of the com­pa­ny (the indi­ca­tion of the munic­i­pal­i­ty is suf­fi­cient; the exact address need not be stip­u­lat­ed in the mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion);
  2. busi­ness name of the com­pa­ny;
  3. scope of busi­ness;
  4. spec­i­fi­ca­tion of the share­hold­ers;
  5. deter­mi­na­tion of the types of share­hold­ing inter­ests and rights and oblig­a­tions relat­ing to such inter­ests (under the for­mer legal reg­u­la­tion, only one type of share­hold­ing inter­est in a lim­it­ed lia­bil­i­ty com­pa­ny with the same rights and oblig­a­tions was per­mis­si­ble);
  6. amount of the con­tri­bu­tions of the share­hold­ers relat­ing to their share­hold­ing inter­est;
  7. amount of the reg­is­tered cap­i­tal; and
  8. num­ber of the exec­u­tive direc­tors and a stip­u­la­tion of how they rep­re­sent the com­pa­ny.

If the mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion does not con­tain infor­ma­tion pur­suant to points (ii), (iii), (vi) and (vii) above, the busi­ness cor­po­ra­tion may be deemed invalid, and the court may dis­solve the com­pa­ny via liq­ui­da­tion.

Pur­suant to the Czech Busi­ness Cor­po­ra­tions Act, the fol­low­ing addi­tion­al infor­ma­tion must be con­tained in the mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion adopt­ed when estab­lish­ing the com­pa­ny:

  1. con­tri­bu­tion oblig­a­tion of the estab­lish­ers, includ­ing the term of its ful­fil­ment;
  2. the name of the exec­u­tive director(s) appoint­ed by the estab­lish­ers;
  3. deter­mi­na­tion of the con­tri­bu­tion admin­is­tra­tor; and
  4. deter­mi­na­tion of the non-mon­e­tary con­tri­bu­tion, its eval­u­a­tion and the deter­mi­na­tion of the expert who will eval­u­ate the non-mon­e­tary con­tri­bu­tion.

Recommended content of the memorandum of association

It is rec­om­mend­ed that the mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion con­tain, besides the min­i­mum con­tent required by law, fur­ther infor­ma­tion in accor­dance with the pref­er­ences of the share­hold­ers.

The mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion may set forth that the share­hold­ing inter­est will be cer­ti­fied by a share (kmen­ový list), which was not per­mis­si­ble under for­mer legal reg­u­la­tion. The mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion may stip­u­late that a share­hold­er may be a hold­er of more share­hold­ing inter­ests, and that they may be of dif­fer­ent types.

The mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion may also extend the statu­to­ry com­pe­tences of the gen­er­al meet­ing by, for exam­ple, entrust­ing to the gen­er­al meet­ing the deci­sion-mak­ing on dis­solv­ing the com­pa­ny via liq­ui­da­tion and amend­ments of the mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion (oth­er­wise, the con­clu­sion of an agree­ment on such amend­ment by all share­hold­ers is required), or enti­tle­ment to grant instruc­tions to the exec­u­tive direc­tors of the com­pa­ny.

Fur­ther­more, the pos­si­bil­i­ty of pay­ment of the shares in prof­it by non-mon­e­tary means may be exclud­ed in the mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion; oth­er­wise, the gen­er­al meet­ing may dis­trib­ute the prof­it via non-mon­e­tary means. If per­sons oth­er than the share­hold­ers are enti­tled to a share of prof­its (eg, the exec­u­tive direc­tors of the com­pa­ny), the mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion must express­ly stip­u­late so.

The mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion may fur­ther pro­vide that the exec­u­tive direc­tors of the com­pa­ny form a col­lec­tive statu­to­ry body, which is a new insti­tute not present in the for­mer legal reg­u­la­tion.

The new legal reg­u­la­tion no longer requires that a lim­it­ed lia­bil­i­ty com­pa­ny cre­ate a reserve fund. There­fore, the pro­vi­sions deal­ing with the reserve fund may be left out of the mem­o­ran­dum of asso­ci­a­tion, and the mon­e­tary means of the dis­solved reserve fund may, from the book­keep­ing point of view, be trans­ferred to the account “undis­trib­uted prof­it from pre­vi­ous years”.

Under the Czech Busi­ness Cor­po­ra­tions Act, a busi­ness cor­po­ra­tion, includ­ing a lim­it­ed lia­bil­i­ty com­pa­ny, may opt-in to the Czech Busi­ness Cor­po­ra­tions Act (and the new Czech Civ­il Code) as a whole until 1 Jan­u­ary 2016. We rec­om­mend our clients pur­sue such opt-in; oth­er­wise, some of the pro­vi­sions of the abro­gat­ed Czech Com­mer­cial Code relat­ing to the rights and oblig­a­tions of the share­hold­ers remain applic­a­ble. Since there is legal uncer­tain­ty among the experts which of the pro­vi­sions of the abro­gat­ed Czech Com­mer­cial Code have sur­vived, it is prefer­able that Czech com­pa­nies install the regime of the new legal reg­u­la­tion as a whole and there­by exclude the appli­ca­tion of the abro­gat­ed legal pro­vi­sions.

The regulation of the limited liability company has been amended in the course of the re-codification. To make use of the advantages introduced by the new legal regulation, their reflection in the memorandum of association is necessary. Note also that the memorandum of association should have been adapted to the new legal regulation by 30 June 2014. Many Czech corporations have not done so.

Obsah společenské smlouvy po rekodifikaci

Tento článek shrnuje zkušenosti autora se změnami společenských smluv společností s ručením omezeným, které jsou nejčastější formou obchodní korporace v České republice, od nabytí účinnosti nové úpravy českého soukromého práva dne 1. ledna 2014.

Rekod­i­fikace uloži­la obchod­ním kor­po­racím povin­nost přizpů­so­bit svá zak­la­da­tel­ská jed­nání nové právní úpravě – povin­nost, kter­ou mno­ho obchod­ních kor­po­rací dosud nes­plni­lo, přestože jako sankce za nes­plnění této povin­nos­ti může být sou­dem rozhod­nu­to o zrušení obchod­ní kor­po­race a nařízení její likvi­dace.

Rekod­i­fikace zaved­la pod­stat­né změny ve vztahu k společnos­tem s ručením omezeným s cílem učinit ten­to typ obchod­ní kor­po­race zají­mavějším pro zahraniční investo­ry. Společnos­ti mohou využít něk­teré z výhod zave­dených novou právní úpravou, pouze pokud je přís­lušná úpra­va výslovně promít­nu­ta do společen­ské smlou­vy. Společní­ci českých společnos­tí s ručením omezeným by pro­to měli věno­vat pozornost obsahu společen­ské smlou­vy.

Minimální obsah společenské smlouvy požadovaný zákonnou úpravou

Podle nové právní úpravy musí společen­ská smlou­va obsa­ho­vat násle­du­jící úda­je:

  1. síd­lo společnos­ti (postačí uvést obec; úplná adresa síd­la nemusí být ve společen­ské smlou­vě uve­de­na);
  2. obchod­ní fir­mu společnos­ti;
  3. před­mět pod­nikání nebo čin­nos­ti společnos­ti;
  4. určení společníků společnos­ti;
  5. určení druhů podílů a práv a povin­nos­tí s nimi spo­jených (podle před­chozí právní úpravy byl u společnos­ti s ručením omezeným pří­pust­ný pouze jeden druh podílu se ste­jný­mi právy a povin­nos­t­mi);
  6. výše vkladů společníků při­pada­jících na jejich podí­ly;
  7. výše zák­lad­ního kapitálu; a
  8. počet jed­natelů a způ­sob, kterým jed­na­jí za společnost.

Pokud společen­ská smlou­va neob­sahu­je úda­je podle bodů (ii), (iii), (vi) a (vii) výše, může být společnost považová­na za neplat­nou a soud může společnost zrušit s likvi­dací.

Podle českého zákona o obchod­ních kor­po­racích musí společen­ská smlou­va obsa­ho­vat při založení společnos­ti navíc násle­du­jící úda­je:

  1. vkladovou povin­nost společníků, včet­ně lhů­ty pro její splnění;
  2. jméno jed­natele nebo jed­natelů určených zak­la­dateli společnos­ti;
  3. určení správce vkladu; a
  4. popis nepeněžitého vkladu, jeho ocenění a určení znalce, který provede ocenění nepeněžitého vkladu.

Doporučený obsah společenské smlouvy

Doporuču­jeme, aby společen­ská smlou­va obsa­ho­vala mimo min­imál­ního zákon­ného obsahu další úda­je v souladu s pref­er­ence­mi společníků.

Společen­ská smlou­va může stanovit, že podíl společní­ka bude před­stavován cen­ným papírem — kmen­ovým lis­tem, což neby­lo podle před­chozí právní úpravy možné. Společen­ská smlou­va může dále stanovit, že společník může vlast­nit více podílů a že ve společnos­ti může exis­to­vat více různých druhů podílů.

Společen­ská smlou­va může dále rozšířit zákon­né kom­pe­tence val­né hro­mady napřík­lad tím, že val­né hro­madě svěří rozhodování o zrušení obchod­ní společnos­ti s likvi­dací, o změnách společen­ské smlou­vy (v opačném pří­padě je k této změně nut­ná doho­da všech společníků), nebo val­né hro­madě umožní udílet pokyny jed­natelům společnos­ti.

Ve společen­ské smlou­vě je dále možné vyloučit možnost vyplá­cení podílu na zisku jinak než v penězích; v opačném pří­padě by val­ná hro­ma­da mohla rozhod­nout o vypla­cení podílu na zisku jiným způ­sobem než v penězích. Pokud má mít něk­terá oso­ba kromě společníků (napřík­lad jed­na­tel společnos­ti) nárok na podíl na zisku, musí to být výslovně stanoveno ve společen­ské smlou­vě.

Společen­ská smlou­va může dále stanovit, že jed­natelé společnos­ti tvoří kolek­tivní statutární orgán; jed­ná se o nový insti­tut, který nebyl obsažen v před­chozí právní úpravě.

Nová právní úpra­va již nevyžadu­je, aby společnost s ručením omezeným vytvářela povin­ně rez­ervní fond. Ustanovení, která se týka­jí rez­ervního fon­du, mohou být pro­to ze společen­ské smlou­vy vypuště­na a peněžní prostřed­ky ze zrušeného rez­ervního fon­du mohou být z účet­ního hlediska pře­sunuta na účet „nerozdělený zisk min­ulých let“.

Podle českého zákona o obchod­ních kor­po­racích se mohou obchod­ní kor­po­race, tedy také společnos­ti s ručením omezeným, podřídit zákonu o obchod­ních kor­po­racích (a nové­mu české­mu občan­ské­mu zákoníku) jako celku do 1. led­na 2016. Doporuču­jeme našim klien­tům, aby toto podřízení učinili; v opačném pří­padě se budou na společnost nadále apliko­vat ustanovení zrušeného obchod­ního zákoníku vztahu­jící se k právům a povin­nos­tem společníků. Vzh­le­dem k tomu, že mezi odborníky panu­je nejis­to­ta ohled­ně toho, která ustanovení zrušeného obchod­ního zákoníku zůstá­va­jí nadále apliko­vatel­ná, je vhod­né, aby české obchod­ní společnos­ti zaved­ly režim nové právní úpravy jako celku a tím vylouči­ly apliko­vatel­nost zrušených zákon­ných ustanovení.

V důsledku rekodifikace došlo ke změnám v úpravě společnosti s ručením omezeným. Aby mohly být využity výhody zavedené novou právní úpravou, je nutné promítnout je do společenské smlouvy. Připomínáme, že společenské smlouvy měly být adaptovány na novou právní úpravu do 30. června 2014. Mnoho českých obchodních společností tak dosud neučinilo.