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Cloud Computing: Key Aspects that no Cloud Contract Should Miss

Cloud providers often insist on using standardised contracts. Evaluation of a cloud service needs to include technical, economic and legal aspects, especially if the terms are not negotiable.

Cloud contracts – The basics

The power of negotiation

Negotiating a contract for cloud computing services can be a tedious experience, especially when cloud providers insist that their contracts are based on standard forms that are not negotiable. The vast majority of cloud providers argue that they are offering standardised services for their customers and that their business model is based on scalable but uniform services and technologies, which leaves no room for individually agreed contract terms. Even if this argument is valid, experience proves that cloud contracts are in fact negotiable, at least to a certain extent.

When evaluating the services offered by a cloud provider it is imperative that customers evaluate not only their technical and economic aspects but also the legal conditions under which these services are offered. There are only a few statutory provisions that directly govern the service of a cloud provider. This means that the provider’s services and obligations required by the customer must be set forth in the contract and its annexes, or else the provider will not have to perform exactly as required by the customer.

What type of contract?

A typical contract for cloud computing services comprises different elements of standard types of contracts, such as contracts for work (Werkvertrag), contracts for services (Dienstleistungsvertrag) and lease contracts (Mietvertrag). In order to exactly define the individual obligations of a cloud provider, it is often necessary to differentiate under which of these standard types of contracts a given obligation can be subsumed. This, however, predominately depends on the wording of the contract (eg, an obligation can be worded so that the provider owes a certain result or only a certain level of effort). So again it depends on the exact wording of the contract to evaluate the level and nature of the services a customer is entitled to ask for under a cloud contract.

Both parties to a cloud contract should be aware that a provider’s reluctance to effectively negotiate the content of the contract will likely result in the contract being treated similar to general terms and conditions (Allgemeine Geschäftsbedingungen). In many jurisdictions a party’s freedom to agree or enforce certain provisions if agreed in general terms and conditions is limited in order to protect economically weaker or inexperienced counterparties. This can be used as leverage by the customer.

Cloud Contracts – What to be aware of

Hidden costs

When evaluating and negotiating a cloud contract, a customer should be aware of the following points in order not to be surprised by hidden costs:

  • What are the costs of transferring existing licences to a cloud service?
  • Will a sophisticated licence control be necessary?
  • What happens to existing maintenance contracts (especially for software or hardware redundant after moving to the cloud)?
  • How will cloud services and on-premise services play together?
  • What are the costs for terminating cloud services and moving them back to on-premise IT?

Topics that need to be addressed

A well thought through cloud contract will also cover the following points – if not, the provider should explain why they can be left out:

  • An exact definition of the functionality and capability included in the services (as well as documentation on the interfaces).
  • Fees should be usage based, which means they should not only upscale but also downscale; downscaling should not immediately result in cancellation of volume discounts.
  • Consider including price caps or thresholds (so that small increases in usage do not trigger higher fees).
  • For services that are difficult to implement, providers should offer payment holidays until implementation has been sufficiently tested to be successful.
  • Does the provider allow for pooling of storage limits for different services/modules?
  • Service levels must be agreed in the contract and not only referenced by an internet link; violation of KPIs should trigger substantial penalties and ultimately result in the right to terminate early.
  • Contract term and renewal options should not allow for a unilateral change of the services or prices offered.
  • Agreeing on standards for data security means that the customer should first have analysed the categories of data possibly affected by the cloud services and set the standards on how this data must be treated; only if the provider can ensure that these standards are met may data be moved to the cloud.
  • It is imperative that results of termination as well as termination- and migration-support by the provider be defined in the contract.

Just as with any other type of service, a customer should carefully review the technical, economic and legal aspects of the services offered before entering into a contract. Failure to do so may trigger substantial costs and harm the entire business.

Despite many cloud providers’ arguments to the contrary, contracts for cloud services are often negotiable. It is in the customer’s interest to do so.

Cloud Computing: wichtige Aspekte, die in jedem Vertrag enthalten sein sollten

Cloud Provider bestehen oft auf die Verwendung von standardisierten Verträgen. Die Bewertung eines Cloud Services muss technische, wirtschaftliche und rechtliche Aspekte umfassen, besonders wenn die Bedingungen nicht verhandelbar sind.

Cloud Verträge – Grundlagen

Die Macht der Verhandlungen

Das Verhandeln eines Vertrages für Cloud Computing Services kann eine mühsame Erfahrung sein, besonders wenn die Cloud Provider darauf bestehen, dass ihre Verträge auf Standardmustern beruhen, die nicht verhandelbar sind. Der Großteil der Cloud Provider argumentiert, dass sie standardisierte Services für ihre Kunden anbieten und dass ihr Geschäftsmodell auf skalierbaren aber einheitlichen Services und Technologien beruht und daher keinen Platz für individuelle Vertragsbestimmungen lässt. Auch wenn diese Aussage nachvollziehbar ist, zeigt die Erfahrung doch, dass Cloud Verträge zumindest bis zu einem bestimmten Ausmaß verhandelbar sind.

Bei der Bewertung der Services, die von einem Cloud Provider angeboten werden, ist es besonders wichtig, als Kunde nicht nur die technischen und wirtschaftlichen Aspekte zu betrachten, sondern auch die rechtlichen Bedingungen. Es gibt nur einige wenige gesetzliche Bestimmungen, die sich direkt mit den Services eines Cloud Providers auseinandersetzen. Das bedeutet, dass die vom Provider erbrachten Leistungen sowie seine Verpflichtungen im Vertrag und dessen Anhängen festgehalten werden müssen, sonst muss der Provider nicht genau die Leistungen erbringen, die der Kunde von ihm verlangt.

Welche Art von Vertrag?

Ein typischer Vertrag für Cloud Computing Services enthält verschiedene Elemente von Standardverträgen, etwa von Werkverträgen, Dienstleistungsverträgen und Mietverträgen. Um die jeweiligen Verpflichtungen eines Cloud Providers so genau wie möglich zu definieren ist es oft nötig zu unterscheiden, unter welchem dieser Standardverträge die Verpflichtungen subsumiert werden können. Dies hängt jedoch hauptsächlich von der Formulierung des Vertrages ab (eine Verpflichtung kann zB so formuliert werden, dass der Provider ein bestimmtes Resultat erzielen oder lediglich bestimmte Handlungen setzen muss). Die Einschätzung hinsichtlich der Art der Dienstleistungen, die der Kunde aufgrund eines Cloud Vertrags verlangen kann, hängt von der genauen Formulierung des Vertrags ab.

Beide Parteien eines Cloud Vertrags sollten beachten, dass der Widerwille des Providers gegen Vertragsverhandlungen dazu führt, dass der Vertrag letztlich allgemeinen Geschäftsbedingungen gleicht. In vielen Ländern sind aber die Möglichkeiten zur Vereinbarung oder Durchsetzung von bestimmten Vorschriften von allgemeinen Geschäftsbedingungen beschränkt, um die wirtschaftlich schwächere oder unerfahrenere Gegenpartei zu schützen. Das kann vom Kunden als “Hebel” benutzt werden.

Cloud Verträge – worauf man achten muss

Versteckte Kosten

Bei der Beurteilung und Verhandlung eines Cloud Vertrags sollte ein Kunde die folgenden Punkte beachten, um nicht von versteckten Kosten überrascht zu werden:

  • Was kostet es, bestehende Lizenzen in die Cloud zu überführen?
  • Ist eine professionelles Lizenzmanagement nötig?
  • Was geschieht mit bestehenden Wartungsverträgen (besonders für Software oder Hardware, die nach der Umstellung der Cloud überflüssig werden)?
  • Wie werden die Cloud Services und Vor-Ort-Installationen zusammenarbeiten?
  • Wie hoch sind die Kosten für die Beendigung des Cloud Services sowie der Umstellung auf Vor-Ort-IT?

Themen, die bedacht werden müssen

Ein gut durchdachter Cloud Vertrag wird auch die folgenden Punkte abdecken – falls nicht, muss der Provider erklären, warum man sie außer Acht lassen kann:

  • Eine genaue Definition der Arbeitsweise und des Leistungsumfangs der Dienstleistungen (sowie eine Dokumentation des Interfaces).
  • Fees should be usage based, which means they should not only upscale but also downscale; downscaling should not immediately result in cancellation of volume discounts.
  • Gebühren sollten gebrauchsbezogen sein, was bedeutet, dass sie nicht nur höher werden sondern auch sinken können; ein Absinken der Gebühren sollte nicht sofort die Stornierung von Volumenrabatten zur Folge haben.
  • Es sollten Preisobergrenzen eingebaut werden (damit kleine Anstiege im Gebrauch keine höheren Gebühren verursachen).
  • Does the provider allow for pooling of storage limits for different services/modules?
  • Services, die schwierig zu installieren sind, sollten erst nach erfolgreichem Test und Abnahme zahlungspflichtig werden.
  • Lässt der Provider eine Bündelung von Speicherkapazitäten für unterschiedliche Dienstleistungen/Module zu?
  • Dienstleistungen müssen im Vertrag festgelegt werden, der Verweis auf einen Internetlink recht nicht. Die Verletzung von KPIs muss ausreichend spürbare Pönalen sowie das Recht einer frühzeitigen Kündigung nach sich ziehen.
  • Die Bestimmungen zu Laufzeit und Erneuerung dürfen keine einseitige Änderung der angebotenen Dienstleistungen oder Preise zulassen.
  • Vereinbarungen zu den Standards für Datensicherheit setzen voraus, dass der Kunde zuerst die von den Cloud Services betroffenen Daten überprüft und Standards festgelegt hat, wie diese Daten behandelt werden müssen. Nur wenn der Provider diese Standards garantieren kann, können die Daten in die Cloud übertragen werden.
  • Folgen der Beendigung des Vertrages sowie die Unterstützung bei der Beendigung und Migration der Daten durch den Provider müssen vertraglich festgehalten werden.

Genau wie bei jeder anderen Dienstleistung muss der Kunde auch hier sorgfältig die technischen, wirtschaftlichen und rechtlichen Aspekte prüfen, bevor er einen Vertrag abschließt. Verabsäumt er dieses, können hohe Kosten die Folge sein.

Obwohl sich viele Cloud Provider dagegen wehren, sind Verträge für Cloud Services sehr oft verhandelbar. Es liegt im Interesse des Kunden, dies auch zu tun.