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Cloud Computing: Key Aspects that no Cloud Contract Should Miss

Cloud providers often insist on using standardised contracts. Evaluation of a cloud service needs to include technical, economic and legal aspects, especially if the terms are not negotiable.

Cloud contracts – The basics

The pow­er of nego­ti­a­tion

Nego­ti­at­ing a con­tract for cloud com­put­ing ser­vices can be a tedious expe­ri­ence, espe­cial­ly when cloud providers insist that their con­tracts are based on stan­dard forms that are not nego­tiable. The vast major­i­ty of cloud providers argue that they are offer­ing stan­dard­ised ser­vices for their cus­tomers and that their busi­ness mod­el is based on scal­able but uni­form ser­vices and tech­nolo­gies, which leaves no room for indi­vid­u­al­ly agreed con­tract terms. Even if this argu­ment is valid, expe­ri­ence proves that cloud con­tracts are in fact nego­tiable, at least to a cer­tain extent.

When eval­u­at­ing the ser­vices offered by a cloud provider it is imper­a­tive that cus­tomers eval­u­ate not only their tech­ni­cal and eco­nom­ic aspects but also the legal con­di­tions under which these ser­vices are offered. There are only a few statu­to­ry pro­vi­sions that direct­ly gov­ern the ser­vice of a cloud provider. This means that the provider’s ser­vices and oblig­a­tions required by the cus­tomer must be set forth in the con­tract and its annex­es, or else the provider will not have to per­form exact­ly as required by the cus­tomer.

What type of con­tract?

A typ­i­cal con­tract for cloud com­put­ing ser­vices com­pris­es dif­fer­ent ele­ments of stan­dard types of con­tracts, such as con­tracts for work (Werkver­trag), con­tracts for ser­vices (Dien­stleis­tungsver­trag) and lease con­tracts (Mietver­trag). In order to exact­ly define the indi­vid­ual oblig­a­tions of a cloud provider, it is often nec­es­sary to dif­fer­en­ti­ate under which of these stan­dard types of con­tracts a giv­en oblig­a­tion can be sub­sumed. This, how­ev­er, pre­dom­i­nate­ly depends on the word­ing of the con­tract (eg, an oblig­a­tion can be word­ed so that the provider owes a cer­tain result or only a cer­tain lev­el of effort). So again it depends on the exact word­ing of the con­tract to eval­u­ate the lev­el and nature of the ser­vices a cus­tomer is enti­tled to ask for under a cloud con­tract.

Both par­ties to a cloud con­tract should be aware that a provider’s reluc­tance to effec­tive­ly nego­ti­ate the con­tent of the con­tract will like­ly result in the con­tract being treat­ed sim­i­lar to gen­er­al terms and con­di­tions (All­ge­meine Geschäfts­be­din­gun­gen). In many juris­dic­tions a party’s free­dom to agree or enforce cer­tain pro­vi­sions if agreed in gen­er­al terms and con­di­tions is lim­it­ed in order to pro­tect eco­nom­i­cal­ly weak­er or inex­pe­ri­enced coun­ter­par­ties. This can be used as lever­age by the cus­tomer.

Cloud Contracts – What to be aware of

Hid­den costs

When eval­u­at­ing and nego­ti­at­ing a cloud con­tract, a cus­tomer should be aware of the fol­low­ing points in order not to be sur­prised by hid­den costs:

  • What are the costs of trans­fer­ring exist­ing licences to a cloud ser­vice?
  • Will a sophis­ti­cat­ed licence con­trol be nec­es­sary?
  • What hap­pens to exist­ing main­te­nance con­tracts (espe­cial­ly for soft­ware or hard­ware redun­dant after mov­ing to the cloud)?
  • How will cloud ser­vices and on-premise ser­vices play togeth­er?
  • What are the costs for ter­mi­nat­ing cloud ser­vices and mov­ing them back to on-premise IT?

Top­ics that need to be addressed

A well thought through cloud con­tract will also cov­er the fol­low­ing points – if not, the provider should explain why they can be left out:

  • An exact def­i­n­i­tion of the func­tion­al­i­ty and capa­bil­i­ty includ­ed in the ser­vices (as well as doc­u­men­ta­tion on the inter­faces).
  • Fees should be usage based, which means they should not only upscale but also down­scale; down­scal­ing should not imme­di­ate­ly result in can­cel­la­tion of vol­ume dis­counts.
  • Con­sid­er includ­ing price caps or thresh­olds (so that small increas­es in usage do not trig­ger high­er fees).
  • For ser­vices that are dif­fi­cult to imple­ment, providers should offer pay­ment hol­i­days until imple­men­ta­tion has been suf­fi­cient­ly test­ed to be suc­cess­ful.
  • Does the provider allow for pool­ing of stor­age lim­its for dif­fer­ent services/modules?
  • Ser­vice lev­els must be agreed in the con­tract and not only ref­er­enced by an inter­net link; vio­la­tion of KPIs should trig­ger sub­stan­tial penal­ties and ulti­mate­ly result in the right to ter­mi­nate ear­ly.
  • Con­tract term and renew­al options should not allow for a uni­lat­er­al change of the ser­vices or prices offered.
  • Agree­ing on stan­dards for data secu­ri­ty means that the cus­tomer should first have analysed the cat­e­gories of data pos­si­bly affect­ed by the cloud ser­vices and set the stan­dards on how this data must be treat­ed; only if the provider can ensure that these stan­dards are met may data be moved to the cloud.
  • It is imper­a­tive that results of ter­mi­na­tion as well as ter­mi­na­tion- and migra­tion-sup­port by the provider be defined in the con­tract.

Just as with any oth­er type of ser­vice, a cus­tomer should care­ful­ly review the tech­ni­cal, eco­nom­ic and legal aspects of the ser­vices offered before enter­ing into a con­tract. Fail­ure to do so may trig­ger sub­stan­tial costs and harm the entire busi­ness.

Despite many cloud providers’ arguments to the contrary, contracts for cloud services are often negotiable. It is in the customer's interest to do so.

Cloud Computing: wichtige Aspekte, die in jedem Vertrag enthalten sein sollten

Cloud Provider bestehen oft auf die Verwendung von standardisierten Verträgen. Die Bewertung eines Cloud Services muss technische, wirtschaftliche und rechtliche Aspekte umfassen, besonders wenn die Bedingungen nicht verhandelbar sind.

Cloud Verträge – Grundlagen

Die Macht der Ver­hand­lun­gen

Das Ver­han­deln eines Ver­trages für Cloud Com­put­ing Ser­vices kann eine müh­same Erfahrung sein, beson­ders wenn die Cloud Provider darauf beste­hen, dass ihre Verträge auf Stan­dard­mustern beruhen, die nicht ver­han­del­bar sind. Der Großteil der Cloud Provider argu­men­tiert, dass sie stan­dar­d­isierte Ser­vices für ihre Kun­den anbi­eten und dass ihr Geschäftsmod­ell auf skalier­baren aber ein­heitlichen Ser­vices und Tech­nolo­gien beruht und daher keinen Platz für indi­vidu­elle Ver­trags­bes­tim­mungen lässt. Auch wenn diese Aus­sage nachvol­lziehbar ist, zeigt die Erfahrung doch, dass Cloud Verträge zumin­d­est bis zu einem bes­timmten Aus­maß ver­han­del­bar sind.

Bei der Bew­er­tung der Ser­vices, die von einem Cloud Provider ange­boten wer­den, ist es beson­ders wichtig, als Kunde nicht nur die tech­nis­chen und wirtschaftlichen Aspek­te zu betra­cht­en, son­dern auch die rechtlichen Bedin­gun­gen. Es gibt nur einige wenige geset­zliche Bes­tim­mungen, die sich direkt mit den Ser­vices eines Cloud Providers auseinan­der­set­zen. Das bedeutet, dass die vom Provider erbracht­en Leis­tun­gen sowie seine Verpflich­tun­gen im Ver­trag und dessen Anhän­gen fest­ge­hal­ten wer­den müssen, son­st muss der Provider nicht genau die Leis­tun­gen erbrin­gen, die der Kunde von ihm ver­langt.

Welche Art von Ver­trag?

Ein typ­is­ch­er Ver­trag für Cloud Com­put­ing Ser­vices enthält ver­schiedene Ele­mente von Stan­dard­verträ­gen, etwa von Werkverträ­gen, Dien­stleis­tungsverträ­gen und Mietverträ­gen. Um die jew­eili­gen Verpflich­tun­gen eines Cloud Providers so genau wie möglich zu definieren ist es oft nötig zu unter­schei­den, unter welchem dieser Stan­dard­verträge die Verpflich­tun­gen sub­sum­iert wer­den kön­nen. Dies hängt jedoch haupt­säch­lich von der For­mulierung des Ver­trages ab (eine Verpflich­tung kann zB so for­muliert wer­den, dass der Provider ein bes­timmtes Resul­tat erzie­len oder lediglich bes­timmte Hand­lun­gen set­zen muss). Die Ein­schätzung hin­sichtlich der Art der Dien­stleis­tun­gen, die der Kunde auf­grund eines Cloud Ver­trags ver­lan­gen kann, hängt von der genauen For­mulierung des Ver­trags ab.

Bei­de Parteien eines Cloud Ver­trags soll­ten beacht­en, dass der Wider­wille des Providers gegen Ver­tragsver­hand­lun­gen dazu führt, dass der Ver­trag let­ztlich all­ge­meinen Geschäfts­be­din­gun­gen gle­icht. In vie­len Län­dern sind aber die Möglichkeit­en zur Vere­in­barung oder Durch­set­zung von bes­timmten Vorschriften von all­ge­meinen Geschäfts­be­din­gun­gen beschränkt, um die wirtschaftlich schwächere oder uner­fahrenere Gegen­partei zu schützen. Das kann vom Kun­den als “Hebel” benutzt wer­den.

Cloud Verträge – worauf man achten muss

Ver­steck­te Kosten

Bei der Beurteilung und Ver­hand­lung eines Cloud Ver­trags sollte ein Kunde die fol­gen­den Punk­te beacht­en, um nicht von ver­steck­ten Kosten über­rascht zu wer­den:

  • Was kostet es, beste­hende Lizen­zen in die Cloud zu über­führen?
  • Ist eine pro­fes­sionelles Lizenz­man­age­ment nötig?
  • Was geschieht mit beste­hen­den Wartungsverträ­gen (beson­ders für Soft­ware oder Hard­ware, die nach der Umstel­lung der Cloud über­flüs­sig wer­den)?
  • Wie wer­den die Cloud Ser­vices und Vor-Ort-Instal­la­tio­nen zusam­me­nar­beit­en?
  • Wie hoch sind die Kosten für die Beendi­gung des Cloud Ser­vices sowie der Umstel­lung auf Vor-Ort-IT?

The­men, die bedacht wer­den müssen

Ein gut durch­dachter Cloud Ver­trag wird auch die fol­gen­den Punk­te abdeck­en – falls nicht, muss der Provider erk­lären, warum man sie außer Acht lassen kann:

  • Eine genaue Def­i­n­i­tion der Arbeitsweise und des Leis­tung­sum­fangs der Dien­stleis­tun­gen (sowie eine Doku­men­ta­tion des Inter­faces).
  • Fees should be usage based, which means they should not only upscale but also down­scale; down­scal­ing should not imme­di­ate­ly result in can­cel­la­tion of vol­ume dis­counts.
  • Gebühren soll­ten gebrauchs­be­zo­gen sein, was bedeutet, dass sie nicht nur höher wer­den son­dern auch sinken kön­nen; ein Absinken der Gebühren sollte nicht sofort die Stornierung von Vol­u­menra­bat­ten zur Folge haben.
  • Es soll­ten Preisober­gren­zen einge­baut wer­den (damit kleine Anstiege im Gebrauch keine höheren Gebühren verur­sachen).
  • Does the provider allow for pool­ing of stor­age lim­its for dif­fer­ent services/modules?
  • Ser­vices, die schwierig zu instal­lieren sind, soll­ten erst nach erfol­gre­ichem Test und Abnahme zahlungspflichtig wer­den.
  • Lässt der Provider eine Bün­delung von Spe­icherka­paz­itäten für unter­schiedliche Dienstleistungen/Module zu?
  • Dien­stleis­tun­gen müssen im Ver­trag fest­gelegt wer­den, der Ver­weis auf einen Inter­netlink recht nicht. Die Ver­let­zung von KPIs muss aus­re­ichend spür­bare Pönalen sowie das Recht ein­er frühzeit­i­gen Kündi­gung nach sich ziehen.
  • Die Bes­tim­mungen zu Laufzeit und Erneuerung dür­fen keine ein­seit­ige Änderung der ange­bote­nen Dien­stleis­tun­gen oder Preise zulassen.
  • Vere­in­barun­gen zu den Stan­dards für Daten­sicher­heit set­zen voraus, dass der Kunde zuerst die von den Cloud Ser­vices betrof­fe­nen Dat­en über­prüft und Stan­dards fest­gelegt hat, wie diese Dat­en behan­delt wer­den müssen. Nur wenn der Provider diese Stan­dards garantieren kann, kön­nen die Dat­en in die Cloud über­tra­gen wer­den.
  • Fol­gen der Beendi­gung des Ver­trages sowie die Unter­stützung bei der Beendi­gung und Migra­tion der Dat­en durch den Provider müssen ver­traglich fest­ge­hal­ten wer­den.

Genau wie bei jed­er anderen Dien­stleis­tung muss der Kunde auch hier sorgfältig die tech­nis­chen, wirtschaftlichen und rechtlichen Aspek­te prüfen, bevor er einen Ver­trag abschließt. Ver­ab­säumt er dieses, kön­nen hohe Kosten die Folge sein.

Obwohl sich viele Cloud Provider dagegen wehren, sind Verträge für Cloud Services sehr oft verhandelbar. Es liegt im Interesse des Kunden, dies auch zu tun.